Cómo utilizar el email para ser más productivo en tu trabajo

Hombre con gafas frente a una laptop, parece pensativo.

El correo electrónico es, posiblemente, el canal de comunicación más importante que tenemos en el trabajo, pero en muchas ocasiones parece que nuestra jornada laboral se reduce únicamente a contestar emails. Muchos días parece que se ha pasado la mañana contestando emails y, de hecho, nos pasamos el 35% de nuestro tiempo enviando y recibiendo correos.

Gestionamos una media de 300 emails a la semana y tardamos una media de 10 minutos en concentrarnos cada vez que respondemos a un correo. Es más: algunos estudios apuntan una pérdida de productividad de 180,000 pesos al año por empleado. Con estos datos, no cabe duda de que tenemos que replantearnos la manera de trabajar y de convivir con el mayor invento del siglo XX.

Las ventajas de hacer un uso eficaz del correo son innumerables: mejoraremos nuestra productividad, pondremos mayor foco en aquellas actividades que realmente generan valor, mejoraremos la gestión de nuestro tiempo, disminuiremos interrupciones y, por tanto, viviremos más satisfechos y concentrados.

Por todo esto, queremos darte algunos consejos para dominar el correo electrónico y que no sea él el que nos domine en el día a día:

1. No trates tu bandeja de entrada como la lista de tareas que debes hacer. Esto es algo que hacemos prácticamente todos. Es importante que en vez de leer el correo aprendamos a procesarlo. Esto consiste en abrir un correo y, en ese mismo momento, decidir qué vas a hacer, sin posponer la decisión ni acumular emails.

2. Establece los momentos del día para revisar el correo. Contestar correos todo el tiempo interrumpe la concentración y reduce la productividad. Lo ideal es establecer una serie de momentos del día en los que revisar el correo. Por ejemplo: a primera hora, a mitad de mañana y antes de finalizar la jornada. Si estas horas son fijas, mucho mejor, pues tus interlocutores sabrán a qué hora sueles contestar y lo tendrán en cuenta.

3. Cada cosa en su sitio: la importancia de crear carpetas. Organiza todos tus correos por temáticas, clientes o incluso prioridades. La bandeja de entrada debe destinarse, únicamente, a recibir correos nuevos.

4. Bandeja de entrada despejada. No hay nada peor para la organización que tener un correo caótico, con cientos de mensajes sin leer y repleto de información inútil. Recuerda que el espacio es limitado y que resulta mucho más efectivo borrar los correos que no necesitemos e ir clasificando el resto en carpetas.

5. Aprende a utilizar el buscador. Merece la pena invertir un poco de tiempo en aprender a utilizar el buscador. El sistema te permite, cuando realizas las búsquedas, cruzar varios criterios: fecha concreta, rango de tiempo, con documento adjunto, palabras clave… ¡Te salvará en muchas situaciones importantes!

6. Desactiva las molestas notificaciones. Te aseguramos que no hay nada que desconcentre más que el sistema te este avisando de nuevos correos a través de una alerta en el escritorio o con ese molesto sonido. ¡Imposible concentrarse! Desactiva las notificaciones y consulta tu bandeja de entrada en momentos determinados del día.

No hay duda de que el email es un arma de doble filo. Aunque es muy útil nos puede robar mucho tiempo y energía en nuestro día a día. Pero con todas estas claves será una herramienta poderosa y eficaz que te ayudará en tu trabajo. Y un último consejo: si es urgente, ¡olvídate del email y llama!